Privacy- en cookieverklaring Virtual Assistant Monika
Virtual Assistant Monika hecht waarde aan jouw privacy en ik vind het dan ook belangrijk dat jij op de hoogte bent van de manier hoe ik met jouw persoonsgegevens om ga. In deze privacy- en cookieverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en hoe ik ervoor zorg dat jouw privacy wordt beschermd. Deze privacy- en cookieverklaring is zorgvuldig opgesteld conform de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op alle werkzaamheden die ik verricht en op het gebruik van de website van Virtual Assistant Monika (www.vamonika.nl).
Wie is Virtual Assistant Monika?
Virtual Assistant Monika is een eenmanszaak, opgericht naar Nederlands recht, gevestigd te Dordrecht en ingeschreven bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 88826864. Je kunt contact opnemen met mij door een e-mail te sturen naar info@vamonika.nl
Welke persoonsgegevens verwerk ik, met welk doel en met welke rechtsgrond?
Ik verwerk persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze heb ik hieronder uiteengezet. Bij ieder doel maak ik inzichtelijk welke persoonsgegevens hierbij verwerkt (kunnen) worden. Bovendien licht ik bij ieder doel toe welke rechtsgrond (op basis van de AVG) hieraan ten grondslag ligt.
❖ Contact: jij kunt contact opnemen met mij om in overleg te treden over een (mogelijke) samenwerking. Je kunt bijvoorbeeld een berichtje sturen via social media, maar je kunt ook een e-mail sturen, telefonisch contact opnemen of het contactformulier invullen op mijn website.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, social media naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, de verwerking van de persoonsgegevens staat in verhouding tot het gerechtvaardigd belang en het gewenste effect kan niet op een minder ingrijpende manier worden bereikt.
❖ Het toesturen van een offerte: om jou een aanbod toe te sturen, heb ik jouw persoonsgegevens nodig. Deze verwerk ik in een offerte. Deze persoonsgegevens heb jij aan mij verstrekt, of heb ik zelf opgezocht in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en adresgegevens.
Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
❖ Dienstverlening: om mijn werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, kan ik tijdens mijn dienstverlening persoonsgegevens verwerken. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de inloggegevens van je social media account. Je hebt deze persoonsgegevens zelf aan mij verstrekt.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere persoonsgegevens die je aan mij verstrekt (bijvoorbeeld inloggegevens).
Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
❖ Toesturen van digitale producten: als je een digitaal product bij mij bestelt, heb ik jouw persoonsgegevens nodig om het product naar jou toe te sturen.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres.
Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
❖ Het opstellen en versturen van facturen en het bijhouden van de boekhouding: om facturen op te stellen en te versturen heb ik ook persoonsgegevens nodig. Hierin zijn persoonsgegevens opgenomen die jij aan mij hebt verstrekt, of die ik zelf heb opgezocht in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, adresgegevens en factuurnummer.
Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting.
❖ Toesturen van een nieuwsbrief: om je op de hoogte te houden van actualiteiten, kun jij je inschrijven voor de nieuwsbrief. Jij kunt je te allen tijde ook weer uitschrijven.
Persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres.
Rechtsgrond: jouw toestemming.
❖ Publiceren en delen van reviews: op mijn website en/of op mijn sociale media publiceer ik reviews van mijn klanten. Zodra een overeenkomst is afgerond, kan ik jou verzoeken een review te schrijven. Indien jou dit leuk lijkt, geef jij uitdrukkelijk toestemming om de review te posten op mijn website, en/of social media met een foto van jou, je logo en jouw bedrijfsnaam.
Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, voor-en achternaam en eventueel een foto.
Rechtsgrond: jouw toestemming.
Hoelang bewaar ik persoonsgegevens?
Facturatiegegevens bewaar ik voor zeven (7) jaar ten behoeve van de wettelijke administratieplicht van de Belastingdienst. Communicatie (zoals e-mails en berichten op sociale media) bewaar ik voor vijf (5) jaar, vanwege de wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen tot schadevergoeding. Andere persoonsgegevens zal ik nooit langer bewaren dan noodzakelijk. Indien jij toestemming hebt verleend voor de gegevensverwerking, ben jij gerechtigd om deze toestemming te allen tijde weer in te trekken. Je wordt door mij nooit verplicht om toestemming te verlenen.
Deel ik persoonsgegevens met derden?
Ik deel persoonsgegevens alleen met derde partijen als dit wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering. Ik schakel namelijk externe dienstverleners in voor de uitoefening van mijn bedrijf, en met hen deel ik mogelijk persoonsgegevens:
Webhosting;
Mailserver;
Boekhouder;
Telefoondiensten;
Google Drive;
Trello;
Bank (KNAB);
Overheid (bijvoorbeeld UWV en de Belastingdienst);
Derde partijen die ik inschakel voor de uitvoering van de overeenkomst.
Ik deel je gegevens alleen met derde partijen gevestigd buiten de Europese Economische ruimte indien sprake is van een passend beschermingsniveau. Ik verkoop je gegevens in ieder geval nooit aan derden.
Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming op mijn dienstverlening?
Nee, er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming op mijn dienstverlening. Wat dat precies inhoudt? Geautomatiseerde besluitvorming is besluitvorming met technologische middelen zonder enige vorm van menselijke inmenging.
Gebruikt de website van Virtual Assistant Monika cookies?
Ja, de website van Virtual Assistant Monika gebruikt cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden waar informatie in wordt opgeslagen. Deze cookies zorgen ervoor dat de website van Virtual Assistant Monika optimaal werkt. Om cookies te mogen gebruiken, heb ik jouw toestemming nodig. Je krijgt daarom een pop-up-melding met uitleg over cookies als je de website van Virtual Assistant Monika bezoekt. Deze melding vraagt om jouw toestemming voor het gebruik van cookies. Indien je akkoord gaat met deze melding, geef je toestemming voor het gebruik van cookies.
Kun je cookies weigeren en/of verwijderen?
Je kunt cookies zelf uitschakelen via je internetbrowser. Een mogelijk gevolg hiervan kan zijn dat de website van Virtual Assistant Monika niet optimaal werkt. Je kunt cookies ook geheel verwijderen. Meer informatie over het verwijderen van cookies kun je vinden in de instructies van de Help-functie van je browser.
Welke cookies gebruikt de website van Virtual Assistant Monika?
❖ Functionele cookies: functionele cookies zorgen ervoor dat de website van Virtual Assistant Monika goed functioneert. Zo bewaren functionele cookies de voorkeuren van website bezoekers, waardoor ik de gebruiksvriendelijkheid van de website kan verhogen.
❖ Social media cookies: op de website van Virtual Assistant Monika kun je social media buttons vinden, die je doorverwijzen naar social media platforms zoals Instagram. Hierop zijn de privacyverklaringen van deze social media platforms van toepassing. Ik raad je aan om de privacyverklaringen van deze platforms te raadplegen om volledig op de hoogte te zijn van hoe ik met jouw persoonsgegevens omgaan.
Wat zijn jouw rechten?
- Recht op inzage: je hebt het recht om een verzoek in te dienen bij mij een kopie te ontvangen van jouw persoonsgegevens met informatie over de verwerking. Ik zal dit verzoek binnen tien (10) werkdagen inwilligen.
- Recht op beperking: je hebt het recht om mij te verzoeken tijdelijk te stoppen met het gebruik van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld wanneer jouw gegevens mogelijk onjuist of niet meer nodig zijn.
- Recht op intrekken van toestemming: zoals je hierboven hebt gelezen, geef je voor bepaalde doelen jouw toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. Je hebt te allen tijde het recht om deze toestemming weer in te trekken.
- Recht op gegevenswissing: je kunt aan mij verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen. Dit verzoek hoef ik niet in te willigen, omdat uitzonderingen op dit recht bestaan. Sommige gegevens zijn bijvoorbeeld noodzakelijk voor het instellen van een rechtsvordering of moeten wettelijk worden bewaard vanwege fiscale regelgeving.
- Recht op correctie: je hebt het recht op wijziging indien jouw persoonsgegevens niet kloppen en/of niet compleet zijn. Ik zal vervolgens jouw persoonsgegevens wijzigen binnen een termijn van tien (10) werkdagen en zal je hiervan een bevestiging toesturen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die ik van jou verwerk, zodat je deze gegevens aan andere partijen kunt overdragen. Ik kan deze gegevens op jouw verzoek ook direct overdragen aan deze partijen.
- Recht om bezwaar te maken: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens als je het niet eens bent met de manier hoe jouw persoonsgegevens door mij worden verwerkt.
- Recht op het indienen van een klacht: ten slotte heb je het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Deze klacht kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Indien je een van bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kun je contact met mij
opnemen door een e-mail te sturen naar info@vamonika.nl
Neem ik maatregelen om persoonsgegevens te beschermen?
Ik ga zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Zo is mijn laptop vergrendeld met een wachtwoord, werk ik met tweestapsverificatie en zal ik de verwerking van persoonsgegevens altijd proberen te minimaliseren. Bovendien is op mijn website een SSL certificaat geïnstalleerd.
Mag Virtual Assistant Monika deze privacy- en cookieverklaring wijzigen?
Ja, ik heb het recht deze privacy- en cookieverklaring eenzijdig te wijzigen. Ik raad je dan ook aan om regelmatig mijn website te bezoeken, omdat de meest actuele versie van de privacy- en cookieverklaring op mijn website wordt gepubliceerd. Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 11 februari 2025.